De basis van Energiemanagement

De laatste tijd hoor en lees je steeds vaker over het begrip ‘energiemanagement’. Iets waar wij al langer mee werken, maar wat binnen de zakelijke wereld nog relatief nieuw is. Energiemanagement ligt in het verlengde van timemanagement en heeft te maken met jouw productiviteit. Wellicht is het volgende herkenbaar...

Er staat een nieuwe week voor de boeg. Op zondag neem je nog even door hoe de week eruit gaat zien. Je deelt je tijd in om het allemaal voor elkaar te krijgen. Het lijkt wel een marathon die je elke week loopt en áls je dan een keer stil zit, dan voelt dat als tijdsverspilling. Je kunt nog zo veel meer doen! Dus spreek je je discipline aan, zet je thuis toch je pc aan of spreek je toch af met die vriendin, ook al ben je moe en weet je: stress is niet goed voor me en zou ik eigenlijk moeten ik voorkomen.

In dit voorbeeld staan tijd en activiteit centraal. Maar ‘niet tijd, maar energie is de fundamentele kracht achter presteren!” (Loehr & Schwartz, 2017). Presteren gaat over het managen van je energie in plaats van je tijd. Het is de manier om scherp te blijven, volledige inzet te tonen en aandacht, energie en focus te hebben. Energie managen gaat over sprintjes trekken in plaats van marathons lopen. Rusten na je sprintjes om daarna weer productief te zijn. En werken vanuit moeiteloze gewoontes in plaats van discipline. Om dit te bereiken streef je er met energiemanagement naar om fysiek opgeladen, emotioneel verbonden, mentaal gefocust en spiritueel opgelijnd te zijn.

Dat heeft uitleg nodig. Vergelijk jezelf als professional eens met een topsporter. Hoe ligt de verhouding trainen en scoren? Hoe lang duurt gemiddeld een carrière? Hoe ligt de balans tussen inspanning en ontspanning? Er zijn nogal wat verschillen tussen professionals en topsporters op dit gebied. Topsporters zijn ontzettend goed in energiemanagement. Tijdens hun training (90% van hun tijd) brengen ze maximale focus aan op datgene wat ze moeten laten zien tijdens het scoren (10%). Rust en herstel zijn normaal als sporter. Sterker nog, je bent gek en onverstandig als je dat niet doet. Iedereen weet dat je zonder herstel niet op je toppen van je kunnen kan presteren. Professionals daarentegen, trainen vrij weinig (5%), maar willen/moeten continu scoren (95%). Ook wordt er gevraagd dat je een breed scala aan kennis en vaardigheden beschikt en dat je dat nevenproject ook nog even oppakt. Hiernaast hebben we ook allerlei andere verantwoordelijkheden die allemaal aandacht vragen: thuis, sportclubs, vrienden. En rusten? Dat doen we wel als we na 40 jaar met pensioen gaan.

Dat laatste is opvallend. Professionals willen continu scoren, maar besteden weinig aandacht aan herstel en rust. Terwijl we wel ongeveer 40 jaar lang aan het werk zijn en elke dag veel van onszelf vragen. Energiemanagement is het fundament voor presteren, maar met de energie is het bij professionals niet altijd zo goed gesteld. Technologie en welvaart hebben ons veel tijdswinst en efficiency opgeleverd, maar deze gewonnen tijd vullen we alleen maar op met nóg meer activiteiten. Voorbeeld: je staat in de lift en beantwoordt in die tijd nog even 2 mailtjes. Yes, tijdswinst! Maar dat betekent niet dat je nu minder doet op een dag. Want nu is er ruimte voor 3 andere verzoeken. Let’s face it: we hebben meer tijd, maar die gebruiken we níet voor opladen!

Als we merken dat onze energie te laag is, zoeken we naar snel-laders: koffie, energiedrankjes, energybars, etc. Dat helpt je naar de deadline. Op korte termijn effectief, maar op lange termijn raken je reserves op. En blijven je prestaties achter. Zonde! Vandaar de visie van energiemanagement: stop met het managen van je tijd, start met het managen van je energie. 

Energie dus

Voordat we verder gaan is het wel fijn om te weten wat energie nou eigenlijk is. Als je deze vraag aan je omgeving stelt, dan zul je merken dat het best lastig is om het te beantwoorden. En ook zijn er veel verschillende invalshoeken. De een zal het benaderen vanuit het fysieke aspect: ‘energie heb ik als ik me actief en fit voel’, of het mentale aspect ‘als ik me goed kan focussen’. De ander spreekt in termen van positieve of negatieve energie, bijvoorbeeld als het gaat over een gesprek of een sfeer in een groep. En uiteraard heb je ook de meer spirituele kant van energie: mensen die ervan uitgaan dat álles energie is, en dat alles op aarde puur uit energie bestaat in plaats van materie. Ze hebben allemaal gelijk. Energie bestaat uit meerdere bronnen: fysiek, emotioneel, mentaal en spiritueel. Alle vier zijn ze belangrijk, en voor een optimale prestatie wil je ze alle vier opgeladen hebben. Op zichzelf is niet één bron genoeg: haal je er één weg, dan vermindert ons vermogen om te presteren. Elke bron beïnvloedt weer een andere bron. Het energieniveau en de wisselwerking tussen deze energiebronnen is wat je kunt managen.

Fysieke en emotionele energie

Jouw fysieke en emotionele energie samen zijn de basis voor jouw energie en kun je omzetten naar 4 kwadranten. Hoge en lage energie en positieve en negatieve energie worden gecombineerd. Hoog-positieve energie bevindt zich in het kwadrant waarin je een topprestatie levert: je bent krachtig, vol vertrouwen, met een goed humeur en in contact. Dit is waarschijnlijk waar je naar streeft op een werkdag. Toch geef je hier ook energie uit en is het nodig om hiervan te herstellen. Alleen dat maakt het mogelijk om nog eens vanuit dit kwadrant te werken. Van de vier kwadranten is de laag-positieve energie het enige kwadrant waar je in oplaadt: je voelt je ontspannen, mild en rustig en kunt genieten. In alle andere kwadranten geef je energie uit: veel of weinig, positief of negatief. In het hoog-negatieve kwadrant ben je boos, angstig, gespannen en defensief. Dit is de grootste energie-uitgave, je gooit het als het ware weg. In het laag-negatieve kwadrant ben je neerslachtig, laks en niet in beweging. Je vraagt jezelf af: wat ben ik in godsnaam hier aan het doen? Hier spreken we meer van een energielek, het druppelt langzaam maar zeker op. Met energiemanagement streef je naar een positieve en hoge energie en dit bereik je door je op te laden en te rusten. Alleen dat maakt het mogelijk om je energie te investeren.

Mentale en spirituele energie

Mentale en spirituele energie zijn gebouwd op jouw fysieke en emotionele energie. Mentale energie gaat over concentratievermogen en optimisme. Met optimale mentale energie kun je op elk moment overstappen van algemeen naar gedetailleerd denken en kun je je focus verleggen van intern naar extern. Het is voor ons normaal om van onszelf te verwachten dat we (minimaal) van 9 tot 5 geconcentreerd over ons werk gebogen zitten. Maar denken kost veel energie. En als je mentaal niet herstelt, krijg je te maken met uitvoeringsfouten, inschattingsfouten en minder creativiteit. Net als jouw lichaam, hebben jouw hersenen ook rust nodig. Op het moment dat je merkt dat je je niet meer kunt concentreren, geeft jouw mentale batterij aan dat het op is. Dat (en eigenlijk net wat eerder) is het moment om je brein wat rust te geven. Hoewel onafgebroken werken funest is voor je prestaties, worden we raar aangekeken als we een paar keer per dag even gaan wandelen of gewoon eens uit het raam staren. Toch zijn dit manieren om jouw mentale energie op peil te houden. O ja, je hebt pas mentale rust als je bent afgedwaald, dus het scrollen op je telefoon valt hier niet onder!

Spirituele energie gaat niet over religie of ongrijpbare krachten, maar is meer elementair: waar doe je het eigenlijk voor? Spirituele energie gaat over het in verbinding staan met jouw diepgewortelde waarden en een doel dat eigenbelang overstijgt. We nemen zelden de tijd om na te denken over wat we écht belangrijk vinden. De meesten van ons zijn meer bezig met het oplossen van problemen of het voldoen aan de verwachtingen van anderen, dan met het nemen van weloverwogen beslissingen op basis van wat we echt belangrijk vinden en wat prioriteit heeft. Spirituele energie wordt opgeladen door handelen op basis karakter en zingeving af te wisselen. Karakter gaat over de moed en overtuiging om te leven op basis van voor jouw waarden, ook als dat persoonlijk opoffering en ongemak betekent. Spirituele energie wordt op peil gehouden door aandacht voor anderen in evenwicht te brengen met zorg voor onszelf. Bij deze energie ligt verbruik en aanvullen heel dicht bij elkaar. Als je het bijvoorbeeld heel belangrijk vindt om anderen te helpen, dan kost dat inspanning en soms ongemak (karakter), maar het geeft ook zingeving en voldoening. Je houdt het in stand door het streven naar een hoger doel in evenwicht te brengen met adequate zelfzorg en door het contact te herstellen met de waarden die we het meest inspirerend en betekenisvol vinden. Passie, toewijding, integriteit en eerlijkheid zijn kernwoorden.

Energie kun je trainen!

Zoals je wellicht al tussen de regels door hebt gelezen, kun je de capaciteit van de vier energieën vergroten door ze te trainen. Iedere energie heeft spieren en om spieren sterker te maken, moet je ze belasten. Fysiek is dit het makkelijkst in te beelden. Het is heel logisch dat je na een inspanning de tijd neemt om volledig te herstellen, want juist in het herstel worden jouw spieren sterker. Dit geldt ook voor de andere 3 energieën. Als je deze niet traint, worden ze niet sterker. Reserves bouw je op door grenzen te overschrijden. Waarom? Een spier die op normale manier wordt belast, groeit niet. Sterker nog, naarmate we ouder worden, wordt de spier slapper. Door onze kracht systematisch te versterken (door te overbelasten én te onderbelasten), worden we sterker. Elke vorm van stress die tot ongemak leidt, heeft de potentie om onze fysieke, emotionele, mentale en spirituele capaciteit te vergroten. Mits deze stress wordt gevolgd door voldoende herstel. Onze reserves nemen namelijk af als je energie continu overbelast en onderbelast.

Dit laatste zien we toch vaak gebeuren. Mensen overbelasten vaak hun mentale en emotionele energie, maar onderbelasten hun fysieke en spirituele energie. Er wordt mentaal en emotioneel veel gevraagd: je wilt continue focus en in sociale situaties stel je je vaak empathische en geduldiger dan je je werkelijk voelt. Fysiek is er vaak weinig sprake van zelfzorg: we eten ongezond en hebben te weinig beweging. En spiritueel doen we veel op karakter: omdat het moet, niet omdat je het graag wil. Reserves worden niet aangevuld, want er wordt niet getraind of maar naar één kant getraind.

Hoe train je de 4 energieën?

Van al ons gedrag is maar 5% bewust gestuurd. De overige 95% procent doen we op de automatische piloot, of in reactie op externe druk en spanning. Gedrag bewust sturen vraagt zelfbeheersing, door wilskracht en discipline. Dit kost ons energie, en de energiebron is klein. Dat zie je in de praktijk terug: heb je hard gewerkt of heel veel geduld moeten opbrengen, dan is het ritje langs de friettent aantrekkelijker en sneller gemaakt dan wanneer je met energie naar huis gaat. De bron van zelfbeheersing wordt belast door veel en veelvoorkomende zaken op een dag: eten kiezen, omgaan met tegenslag, doorzettingsvermogen, emoties voor je houden. Energiemanagement is daarom niet gestoeld op discipline, maar op rituelen.

Veel van onze keuzes zijn strategieën om snel energie op te roepen, zonder rekening te houden met de gevolgen op de lange termijn. Onder druk kiezen we vaak voor fastfood en koffie en cola om energie toch een beetje op te krikken. Sporten slaan we al snel over, want je voelt je al zo moe. Misschien een sigaretje om de stress te verlichten. Vrienden laat je ook even wachten of je staat minder open voor ontspanning met je gezin. En op dat moment werkt het misschien ook voor je, maar op lange termijn schaadt het je gezondheid.

Rituelen helpen ons om nieuw gedrag automatisch te maken. De kracht van positieve rituelen is dat het ons duidelijke, bewust aangeleerde gedragingen geeft die een automatisme worden in ons leven, gevoed door zingeving. Rituelen helpen doordat:

• We onze energie zo reguleren dat we ons doel kunnen bereiken.
• Het de afhankelijkheid van onze beperkte bewuste wilskracht en zelfdiscipline verminderen.
• Het een krachtige manier is om onze waarden en prioriteiten in actie om te zetten en belichamen wat in onze dagelijkse gedragingen het allerbelangrijkste is.

Rituelen dienen als ankers en zorgen ervoor dat we zelfs onder de moeilijkste omstandigheden onze energie besteden aan de waarden die voor ons het belangrijkste zijn. “Hoe heviger de storm, hoe groter de neiging om terug te vallen op de overlevingsmodus en hoe belangrijker positieve rituelen worden”. Een ritueel is een ritueel wanneer gedrag een gewoonte is, zoals met tandenpoetsen. Tandenpoetsen doe je elke dag op dezelfde tijdstippen, zonder erbij na te denken. Het hoort er gewoon bij. Net zoals het gedag kussen van je partner als je weggaat. Rituelen vormen zo een bron van veiligheid en consistentie. Door te bepalen wanneer, waar en hoe gedrag plaatsvindt, hoeven we er niet zoveel over na te denken. En dat vraagt minder van onze zelfbeheersing. Toch zijn rituelen niet star of rigide. Het stelt ons juist in staat om flexibel te zijn, want er blijft meer ruimte over voor andere zaken. En binnen je rituelen mag je best wat afwisselen om het interessant te houden.

Om rituelen te laten slagen is het belangrijk dat je niet te veel in een keer van jezelf (je zelfbeheersing) vraagt. Als je nu besluit om vanaf morgen in een keer 5 keer per week te sporten, elke dag gezond te koken én ook elke dag je ouders te bellen, terwijl je dat eigenlijk nooit doet, vraag je te veel van jezelf. Jouw beperkte voorraad wilskracht en zelfdiscipline raken op. Bouw het daarom stapsgewijs op. Dit geeft je zelfvertrouwen en dat geeft weer doorzettingsvermogen. Met rituelen zet je je waarden om tot actie. Rituelen worden door het elke keer wat verder op te bouwen automatisme, waardoor het geen energie meer kost. De in eerste instantie kleine handelingen zetten je aan tot meer. Denk dus goed na over hoe je jouw ritueel gaat vormgeven. Belangrijk is dat het ritueel gebouwd is op jouw diepgewortelde waarden en dat het concreet omschreven gedragingen zijn die je op specifieke tijden vertoond.

In dit artikel hebben we je meegenomen in de basis van energiemanagement. Als je dit zo leest, wat is voor jou een belangrijke batterij om komende tijd aandacht aan te besteden? Hoe ga ermee aan de slag? Welke rituelen passen in jouw leven? Natuurlijk helpen we jou hier graag bij, met onze training Energiemanagement! Zien we je daar?

Verschoor & Oudshoorn, juli 2020 - Karen Kustermans